Mail Merge #Open office 4

Mail merge adalah sebuah fasilita di microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang templatenya sama namun tujuan penerimaannya berbeda sehingga kita tidak perlu membuat dokumen banyak berdasarkan jumlah penerimanya .

Mail merge punya banyak kegunaan contohnya

A.   Membuat surat

Ini sedikit cara membuat surat di open office

Langkah 1 ,kita buka dulu open officenya nanti muncul kita klik text document

Langkah 2 , kita buat dulu suratnya lalu klik tools pilih mail merge wizard

Langkah 3 ,setelah kita mengklik mail merge wizard akan muncul tampilan windows kaiia gini nanti kita pilih yang pertama masuk step 1

Langkah 4 , setelah kita mengklik use the current document lalu klik next nanti kita akan masuk ke step 2 nanti kita pilih “letter”

Langkah 5 , setelah kita mengklik letter kita klik next  nati kita akan masuk ke step 3

Langkah 6 , setelah muncul kaia gitu kita klik select address list nanti akan muncul windows seperti ini

Langkah 7 , kalo kita belum punya documentnya kita buat di create kalo udah punya documentnya  kita klik add aja nanti akan muncul windows seperti ini

Ini tampilan misalnya kita belum punya datanya

Kalo  misal “sudah punya datanya” anti akan muncul seperti ini pilih data yang sudah ada misalnya simpannya di data 1 tinggal klik dan pilih open

Kalo misalnya “belum punya datanya” dari langkah 7 kita klik customize ,nanti akan muncul seperti ini

Pilih aja yang dibutuhin seperti first name , address line 1 , dan email addres  biar kita gag usah repot lagi jadi 1 data untuk semua kebutuhan  lalu klik  ok

Langkah 8 , setelah klik ok nanti akan muncul gambar seperti ini

Kalo misalnya udah semua klik new aja sampai berapa yang mau anda buat

Langkah 9 ,setelah selesai  membuat semunya nanti akan muncul gambar seperti ini

Setelah klik save

Langkah 10 , nanti kita akan masuk ke step 3 lagi

Klik tanda ceklis di this document shall contain an address block, langkah selajutnya kita klik more untuk mengatur data apa yang mau dipakai

Kalo misalnya belum ada kita klik new ,nanti akan muncul gambar seperti ini

Kalo sudah kita klik first name terus klik tanda panah item disamping itu yang cuman ada dua , kalo ga bisa enter klik tanda panah item yang ada 4 itu. Kalo misalnya sudah cocokin dengan data yang diatas sama gag , kalo sudah sama klik ok .

Langkah 11 , setelah itu nanti kita masuk ke step 4 nanti di step 4 dilewati saja karena kita ga pakai ,tapi seterah kalo mau pakai juga .seperti ini gambar step 4

Langkah 12 , setelah itu kita masuk step 5 distep 5 nanti kita mengukur  tulisannya yang pas dimana ,nanti akan muncul seperti ini

Langkah 13 , kalo menurut kalian sudah rapih tinggal klik next nati kita akan masuk step 6

Ini gunanya untuk mengecek semuanya sudah benar apa belum .

Langkah 14 , kita klik next lalu kita masuk ke step 7

Kita klik edit individual documentnya nanti akan muncul seperti ini

Nah ini untuk memastikan sudah benar apa belum kalo misalnya sudah kita klik return to mail merge wizard , nanti akan masuk kestep 8

Langkah 15 , nanti di step 8 kita klik save starting document

Kalo sudah selesai klik finish

“tampilan selesainya akan seperti ini “

B.   Mengirim surat lewat mail merge

Langkah pertama seperti membuat surat kita buka dulu  open office

 

Langkah 2  kita pilih text document nati muncul seperti ini dan klik tools pilih mail merge wizard

Langkah 3 ,nati kita akan masuk ke step 1

Langkah 4 ,kalo buat surat kita klik letter tapi kalo disini kita klik email mesagge ,seperti ini

Langkah 5 , setelah itu kita klik next dan masuk ke step 3 kita lewati aja terus sampai ke step 8

Nati di step 8 kita pilih send merged document as E-mail kalo misalnya ada peringatan seperti itu klik aja yes .dikolom subjeknya tulis aja surat atau apapun yang berkepentingan

Langkah 6 , nanti akan muncul gambar seperti ini

Kita isi dengan nama kita e-mail kita kalo udah semua klik ok  , sebelum mengirim pastikan dulu apakah internet kita sudah terkoneksi apa belum

Langkah 7 , setelah muncul gambar seperti ini berarti email berhasil tunngu saja .

Langkah 8 , setelah email terkirim semua kita klik close dan klik finish

C.   Membuat label surat

Langkah 1 , membuka open office dulu lalu klik text document

Langkah 2 setelah itu klik file pilih news lalu klik labels

 

Langkah 3, setelah mengklik labels nanti akan muncul kolom labels seperti ini

Langkah 4 , kita atur semuanya agar rapih tentukan banyaknya labels di columns dan lows kalo udah klik save nanti kesimpan ukuran yang udah kita tentukan

Langkah 5 , setelah di save nanti akan muncul gambar seperti ini,itu untuk mengetahui barand dan type apa yang mau kita gunakan  

Langkah 6 , setelah ditentukan klik ok nanti akan keluar labelnya seperti ini

Langkah 7 , untuk mengisi tabel yang kosong itu dengan cara klik tools lagi dan pilih mail merge wizard siapkan data apa saja yang mau dipakai dilabel / membuat data baru

langkah 8 , jika sudah klik view dan pili data sources

Langkah 9 , jika sudah nanti akan muncul kolom seperni ini ,kalian cukup tarik saja datanya dan pindahin ketempat labels itu namanya di drag & di drop

Nanti hasilakhirnya seperti ini

D.  Membuat envelope/ amplop

Langkah – langkah awal membuat envelope sama aja kaiia membuat letter pertama kita buka dulu open office lalu kita klik text document

Langkah 1 , klik insert lalu pilih envelope 

Langkah 2 , setelah kita klik envelope nanti muncul kolom seperti ini ,kita tentukan dulu nama pengirimnya

Langkah 3 ,lalu klik format  untuk mengatur ukuran amplop

 

Langkah 4 , setelah diatur klik printer untuk mencetakanya amplopnya mau kearah mana

Dan setelah itu klik tools , mail merge wizard lagi jalani sampai step 7 hanya tinggal klik next.next saja tapi di step 2klik letter bukan email address sampai di step 7 klik edit individual nati hasilnya seperti ini